1. Người giới thiệu

Ở Nhật, người giới thiệu đóng vai trò quan trọng trong giao thương. Vì thế các công ty cần thận trọng trong việc lựa chọn người giới thiệu, tốt nhất là tìm người có cùng tầng lớp với đối tác.

Nên chọn người giới thiệu hiện không làm việc cho bên nào, cả công ty của mình lẫn đối tác. Nếu biết một người có uy tín hay sức ảnh hưởng lớn, nên nhờ người này làm trung gian giúp.

2. Tính đúng giờ

Người Nhật rất coi trọng tính đúng giờ. Thói quen này xuất phát từ tính tập thể và kỷ luật của người Nhật. Nếu một cá nhân đến chậm so với mọi người, mọi người sẽ mất thời gian để đợi, đồng nghĩa với việc hiệu quả công việc giảm sút.

Nên tính toán thời gian để đến chỗ hẹn sớm khoảng 5 - 10 phút. Trong trường hợp không thể đến đúng hẹn, cần nhanh chóng liên lạc báo cho đối tác sớm, và tất nhiên là kèm lời xin lỗi họ.

3. Trao danh thiếp

Trong cuộc gặp làm ăn với đối tác, việc đầu tiên người Nhật làm là trao danh thiếp. Với người Nhật, hành động này có ý nghĩa là tạo lòng tin cho nhau. Nên tạo ra danh thiếp với một mặt bằng tiếng Nhật, mặt còn lại bằng tiếng Anh.

Người Nhật trao và nhận danh thiếu đều bằng hai tay và thường là đứng để trao đổi. Trong trường hợp bạn không có hoặc không mang danh thiếp, cần nói cho đối tác biết để tránh việc họ hiểu lầm bạn không có ý muốn hợp tác lâu dài.

Khi nhận được danh thiếp, hãy đọc qua nó một chút, không nên cất ngay vào trong túi. Nếu có bàn, nên đặt trên đó thay vì cất vào trong cặp, túi. Chỉ nên cất danh thiếp khi kết thúc cuộc gặp.

4. Quà cáp

Khi đến thăm một người Nhật, bạn không nhất thiết phải chuẩn bị quà cáp, nhưng thực tế thì nhiều người vẫn mang theo. Người Nhật vốn coi trọng cách tặng quà hơn giá trị món quà. Do đó, nên gói ghém quà cẩn thận, đẹp đẽ, cho vào trong túi xách bằng giấy. Khi gặp đối tác thì lấy quà từ túi ra xách đưa cho họ.

Thông thường, người Nhật sẽ không mở ngay món quà khi nhận, vì vậy nếu muốn họ mở ra ngay thì bạn nên nói cho họ biết.

Người Nhật rất ngại nhận những món quà đắt tiền do sợ ý đồ xấu của người tặng, thế nên để tránh khó xử thì nên tặng quà vừa phải để thể hiện tấm lòng. Ngoài ra, luật pháp Nhật nghiêm cấm tặng quà cho cán bộ công chức nhà nước, thế nên tốt hơn là không tặng gì họ cả.

5. Chào hỏi và xưng hô

Trong quy tắc giao thiệp của người Nhật, cách chào hỏi phổ biến là cúi đầu chào. Mục đích của hành động này là để thể hiện sự tôn trọng đối tác cũng như tỏ rõ sự biết ơn. Thông thường, người Nhật cúi chào chừng 30 độ. Bạn cũng có thể tỏ sự tôn trọng với họ bằng cách cúi chào theo cách tương tự.

Về cách xưng hô, người Nhật thường gọi đối tác của mình bằng tên + "san". Ví dụ tên là Hanaco thì khi gọi sẽ gọi là Hanaco san. San là cách gọi thể hiện sự tôn trọng với đối tác của mình.

6. Vị trí ngồi

Trong một cuộc họp hoặc chiêu đãi khách của người Nhật, vị trí ngồi thường thể hiện địa vị của một người trong nhóm.

Trong một cuộc họp hoặc chiêu đãi khách của người Nhật, vị trí ngồi thường thể hiện địa vị của một người trong nhóm. Về cơ bản, những chỗ phía trong góc phòng là những chỗ tốt nhất. Do đó, nên có thiện chí nhường đối tác Nhật ngồi ở những chỗ đó. 

7. Tiếp khách

Người Nhật không có thói quen mời đối tác về nhà chơi. Thay vào đó, ngoài giờ làm việc, họ mời đối tác đến các câu lạc bộ hoặc nhà hàng. Cũng thỉnh thoảng họ rủ nhau đi đánh golf. Mục đích của việc chiêu đãi ăn uống là để khiến cho đối tác vui vẻ hơn, nhờ đó mà giúp cho việc hợp tác dễ dàng hơn.

Người chiêu đãi nên gọi món, đồ uống phù hợp với đối tác. Chẳng hạn, nếu đối tác là người thích uống rượu, trước khi cốc hết rượu thì gọi chai khác cho họ.

Cuối cùng, sau buổi chiêu đãi, ra tiễn đối tác, đứng đợi cho xe của họ đi khuất tầm mắt rồi mới quay vào.

(Theo Doanh Nhân Sài Gòn)