Những điều cần biết về đăng ký con dấu của doanh nghiệp

Anh Lưu Anh Tuấn, Hoài Đức, Hà Nội hỏi: “Hiện nay công ty tôi có nhu cầu sử dụng con dấu. Nhưng chưa biết trình tự, thủ tục hồ sơ đăng ký con dấu như thế nào?”

Trả lời

Hình thức, số lượng và nội dung con dấu

Theo quy định tại Điều 44, Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13, thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a, Tên doanh nghiệp;

b, Mã số doanh nghiệp.

Căn cứ quy định nêu trên, doanh nghiệp tự quyết định về việc làm con dấu và sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Ngoài ra, theo quy định tại Điều này, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Một số lưu ý về nội dung mẫu con dấu

Theo quy định tại Điều 14, Nghị định số 96/2015/NĐ-CP, ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiếu một số điều của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

a, Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

b, Hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

c, Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu

Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại khoản 2, Điều 34, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP.

Theo đó, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi dố lượng con dấu của doanh nghiệp chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo gồm:

a, Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;

b, Số lượng con dấu, mẫu dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Khi nhận được thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực./.