Quản lý thời gian và 9 sai lầm phổ biến

Quản lý thời gian hiệu quả là điều quan trọng đối với tất cả mọi người dù làm việc trong bất cứ lĩnh vực nào. Sử dụng tốt thời gian giúp bạn hoàn thành công việc tốt trong khi vẫn có thêm năng lượng và thời gian để làm việc bạn yêu thích, đồng thời bạn sẽ cảm thấy công việc có ý nghĩa hơn. Đó là lí do vì sao các thông tin tuyển dụng luôn yêu cầu ứng viên có được kỹ năng này. 

Nếu bạn thường xuyên cảm thấy khó khăn để kiểm soát mọi việc có thể bạn đã mắc phải những sai lầm sau đây. Hãy cùng tham khảo và tìm cách khắc phục nhé.

Không lập ra danh sách việc cần làm

Bạn có bao giờ có cảm giác bứt rứt rằng bạn đã quên làm một việc quan trọng không? Nếu vậy, bạn chắc hẳn đã không sử dụng “Danh sách việc cần làm” để theo dõi mọi thứ.

Để tránh bị rối trí khi có nhiều công việc cần phải giải quyết, bạn nên có thói quen lập ra danh sách việc cần làm hàng ngày. Những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nên được đặt lên hàng đầu để ưu tiên giải quyết trước.

 

Nếu bạn có các dự án lớn trong danh sách, đừng quên viết ra chi tiết từng giai đoạn, nhiệm vụ… thay vì gạch đầu dòng một cách qua loa. Chia nhỏ các nhiệm vụ sẽ giúp bạn tránh bỏ lỡ các bước quan trọng, đồng thời giảm bớt áp lực và thực hiện mọi việc dễ dàng hơn.

Thức dậy muộn

Tất cả những nỗ lực để hoàn thành liền mạch các công việc hàng ngày của bạn sẽ dễ thất bại nếu bạn không bắt đầu ngày mới sớm. Hầu hết những người có tầm nhìn xa và những nhà lãnh đạo có ảnh hưởng nhất đều sở hữu chung một đặc điểm: Thức dậy sớm để làm những công việc quan trọng.

Trì hoãn

Sự trì hoãn có lẽ là một trong những thói quen tệ nhất khiến bạn không quản lý thời gian hiệu quả. Không có gì bất lợi cho sự tập trung và hiệu suất của bạn hơn là sự chần chừ và viện cớ để không bắt tay vào công việc thực sự. Nó không chỉ khiến công việc tồn đọng mà còn ảnh hưởng xấu đến tâm trạng của bạn.

Vì vậy, hãy cố gắng khắc phục thói quen trì hoãn, bằng cách loại bỏ những yếu tố gây mất tập trung như mạng xã hội hay các cuộc phiếm đàm, hướng suy nghĩ đến những điều tích cực và mục tiêu để có thêm động lực làm việc.

Không đặt mục tiêu cá nhân

Bạn có biết mình muốn ở đâu sau sáu tháng không? Còn thời điểm này năm sau, hoặc thậm chí 5 năm nữa thì sao? Nếu không, đã đến lúc bạn nên đặt ra một số mục tiêu cá nhân!

 

Thiết lập mục tiêu cá nhân là điều cần thiết để quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả, bởi vì mục tiêu cho bạn đích đến và tầm nhìn để hướng tới. Khi bạn biết mình muốn đi đâu, bạn có thể sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ ưu tiên, thời gian và nguồn lực của mình để đến đó. Các mục tiêu cũng giúp bạn quyết định điều gì đáng để bạn dành thời gian và điều gì cần loại bỏ.

Không biết từ chối

Bạn có phải là người rất khó nói “không” với mọi người? Nếu vậy, bạn có thể phải đảm đương quá nhiều dự án và cam kết. Điều này dẫn đến căng thẳng và giảm hiệu suất làm việc.

Hay bạn là người luôn muốn tự mình kiểm soát hoặc làm tất cả công việc, bởi vì bạn không thể tin tưởng bất cứ ai khác để chia sẻ hoặc ủy quyền? Nếu đúng như vậy thì đó chính là lý do khiến bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian. Vấn đề này xảy ra không chỉ với những người quản lý.

Làm nhiều việc cùng lúc                 

Để hoàn thành khối lượng công việc của mình, một số người có thói quen thường xuyên viết email trong khi trò chuyện qua điện thoại với khách hàng. Tuy nhiên, làm nhiều việc cùng lúc không phải là cách đem lại hiệu suất cao hơn như chúng ta nghĩ. Ngược lại các nghiên cứu đã chỉ ra, bạn có thể mất thêm 20 - 40% thời gian để hoàn thành danh sách công việc khi bạn thực hiện đa nhiệm, so với việc hoàn thành cùng một danh sách nhiệm vụ nhưng làm theo trình tự.

Vì vậy, điều tốt nhất là hãy quên đi tính năng đa nhiệm và thay vào đó, hãy tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Bằng cách đó, bạn cũng sẽ tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt hơn.

Không nghỉ ngơi hợp lý

Một số người có thể làm việc liên tục 8 -10 giờ đồng hồ, nhất là khi đang kề cận deadline. Nhưng sự thực là, không ai có thể tập trung và tạo ra sản phẩm chất lượng khi phải làm việc liên tục trong thời gian dài. Não bộ và cơ thể chúng ta cần được nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng.

Vì vậy, đừng coi giờ giải lao là lãng phí thời gian. Chính những khoảng nghỉ giúp bạn thư giãn để suy nghĩ sáng tạo và làm việc hiệu quả.

Lên lịch công việc không hiệu quả

Bạn là người làm việc tốt nhất vào buổi sáng? Hay bạn thấy năng lượng của mình tăng vào khoảng nửa buổi chiều? Tất cả chúng ta đều có nhịp điệu khác nhau, tức là những thời điểm khác nhau trong ngày mà bạn cảm thấy năng suất và tập trung nhất. Chúng ta tạm gọi đó là “giờ vàng” của mỗi người.

Do đó, bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất bằng cách lên lịch cho những công việc quan trọng vào “giờ vàng” của bản thân, và sắp xếp công việc tốn ít năng lượng hơn vào các khoảng thời gian khác.

Quá cầu toàn

Mặc dù chúng ta nên cố gắng đạt được hiệu suất tốt nhất, nhưng cũng cần lưu ý rằng không ai có đủ điều kiện để hoàn thành mọi nhiệm vụ đến mức hoàn hảo. Nếu như quá cầu toàn, bạn sẽ khó đi xa bởi vì bạn quá mất thời gian và năng lượng cho những chi tiết nhỏ.

Hãy nhớ rằng thời gian của chúng ta có hạn và nếu bạn muốn quản lý thời gian tốt hơn, đôi khi bạn phải hài lòng với sản phẩm “đạt yêu cầu” thay vì đòi hỏi sự hoàn hảo.

Kiều Giang