Triển lãm Quốc tế Thực phẩm Moscow thu hút gần 1.700 DN đến từ Nga và 71 quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia trưng bày, dự kiến đón trên 30.000 lượt khách tham quan thương mại tại Nga và quốc tế.
Các bước cần chuẩn bị khi tham dự hội chợ quốc tế
- Cập nhật : 04/09/2015
“Không phải đi hội chợ tốt lần đầu tiên là có hợp đồng lớn hay khách mua hàng – để có được điều đó đỏi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu, chuẩn bị, thực hiện chuyên nghiệp, thúc đẩy theo dõi và tham dự hội chợ nhiều lần”
Các bước cần chuẩn bị khi tham dự hội chợ quốc tế
A. Đánh giá hội chợ
- Tìm thông tin hội chợ thông qua mạng internet
- Các hội chợ của Đức và các hội chợ trên thế giới www.auma.de
- Các hội chợ trên thế giới
- Các hội chợ tại Đông Nam Á: www.allworldexhibitions.com
- Các tiêu chí đánh giá hội chợ phù hợp
- Thể lọai hội chợ có phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp hay không
- Hội chợ dành cho khách thương mại (trade fair): thường mở cửa trong ngày làm việc và không mở cửa khuya (sau 18h00), chương trình phần hội chỉ có hội thảo, hội nghị, các hoạt động liên quan.
- Hội chợ dành cho công chúng: mở cửa cả ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) mở cửa khuya, chương trình phần hội gồm gồm có ca nhạc, biểu diễn.
- Tính chất chuyên ngành: khách hàng thương mại thích hội chợ chuyên ngành sâu, hội chợ công chúng thích đa ngành hơn;
- Cơ cấu khách hàng tham quan: hội chợ tốt phải có thông tin về cơ cấu khách tham quan (visitors): từ đâu tới?, là loại gì?…
- Số lượng và xu hướng của khách hàng: cần xem xu hướng liên quan đến số lượng khách hàng trong 3 năm gần nhất, tăng hay giảm. Có thể dùng chỉ số lượng khách tham quan(visitors)/số lượng doanh nghiệp trưng bày (exhibitors) để so sánh giữa nhiều hội chợ. Tuy nhiên cần quan tâm số lượng khách tham quan phải phù hợp với khách hàng của doanh nghiệp;
- Đây là hội chợ lần thứ mấy? Các hội chợ lần đầu tiên hay mới bắt đầu được vài năm thường rất khó đóan trước được kết quả;
- Nhà tổ chức có tiếng hay không: thường thì mỗi nhà tổ chức hội chợ lớn trên thường chỉ chuyên về một số lãnh vực nào đó và họ có xu hướng mở rộng lãnh vực của mình tại một số các quốc gia khác.
- Có nhiều đối thủ cạnh tranh hay không? Nên quan tâm đến tỉ trọng của các công ty trưng bày Trung Quốc (exhibitors). Nếu quá đông các công ty Trung Quốc tham gia triển lãm thì cần xem xét lại khả năng có nên tham dự hay không?
- Cần tham khảo các doanh nghiệp trong ngành đã từng đi hội chợ này;
- Nếu hội chợ không thể cung cấp các thông tin đầy đủ về lượng khách, cơ cấu khách hàng, cơ cấu của công ty trưng bày thì có thể sơ bộ cho rằng tính chuyên nghiệp của ban tổ chức chưa cao.
- Các nội dung cần chuẩn bị
- Thông tin và đăng ký thông tin (trước từ 12-8 tháng): hội chợ càng nổi tiếng, thì thời gian đăng ký trước đòi hỏi càng lâu đặc biệt đối với các doanh nghiệp tham dự lần đầu tiên. Do vậy, cần phải tìm hiểu thấu đáo và xin thông tin đăng ký;
- Ngân sách sơ bộ (dự kiến trước từ 12-8 tháng): gồm các khoản chính: thuê đất trống; dàn dựng gian hàng, chi phí hàng hóa; chi phí gửi hàng; chi phí người đi (ăn ở, đi lại); chi phí cho các vật dụng quảng bá (posters, brochures, catalogue…), chi phí xúc tiến (thăm hỏi khách hàng);
- Đăng ký chính thức cho Ban tổ chức Hội chợ (trước từ 11-7 tháng): cần chú ý mọi thông tin nhỏ trong 1 rừng thông tin của ban tổ chức gửi cho doanh nghiệp. Cần quan tâm các chi phí nào là bắt buộc, chi phí nào là lựa chọn. Ngoài ra cần chú ý đăng ký vào khu vực gian hàng phù hợp với hàng của mình trong các hội chợ lớn có nhiều khu vực gian hàng (halls);
- Định hướng chuẩn bị hàng hóa cho hội chợ (trước từ 11-7 tháng): cần định hướng thiết kế chuẩn bị cho hội chợ;
- Chỉ định nhân viên theo dõi (trước từ 10-6 tháng): phải chỉ định nhân viên phụ trách theo dõi và chuẩn bị;
- Xác nhận của ban tổ chức (trước từ 8 -5 tháng): xác nhận chính thức của ban tổ chức về việc đăng ký và gian hàng, có thể xin điều chỉnh khu vực gian hàng cho phù hợp;
- Chuẩn bị kế hoạch sản xuất hàng hóa cho hội chợ (trước từ 7-5 tháng);
- Yêu cầu thiết kế và báo giá gian hàng (trước từ 7-5 tháng): trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng gian hàng riêng của mình cần phải có báo giá sớm để so sánh chi phí tự dựng hoặc thuê đơn vị được ủy quyền của ban tổ chức hội chợ. Các nguyên tắc thiết kế cần lưu ý gồm:
- Về mặt hình thức và màu sắc phải phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp, không quá nhiều thay đổi giữa các lần tham dự vì sẽ làm khách hàng hiểu lầ hoặc nhầm lẫn;
- Tận dụng tối đa các mặt tiền và khi thiết kế xem xét đến hướng khách hàng đi tới (tùy thuộc theo sơ đồ bố trí gian hàng (floor plan) của hội chợ)
- Khi thiết kế luôn luôn kiểm tra 3 phần của một gian hàng: (1) nơi tiếp khách (2) nơi trưng bày và (3) kho hàng và cất giữ vật dụng khác
- Lập ngân sách chi tiết (trứơc 7-5 tháng): trong suốt thời gian này có nhiều thông tin của hội chợ và gian hàng có thể lập dự toán ngân sách chi tiết để chuẩn bị;
- Đặt phòng khách sạn (trước 5 tháng): đối với các hội chợ lớn nên đặt phòng khách sạn trứơc (giá sẽ thấp hơn và ở gần hội chợ hơn);
- Chuẩn bị danh sách khách mời (trước 5 tháng): không dựa chỉ vào khách của hội chợ mà nên có danh sách khách mời riêng thông qua: danh sách khách hàng cũ, mua danh sách khách hàng cũ của hội chợ hoặc mua các niên giám về nhà nhập khẩu (importer directory);
- Yêu cầu hãng tầu báo giá vận chuyển (trước 4 tháng): Nếu sử dụng đơn vị vận chuyển được ủy quyền của ban tổ chức hội chợ và sử dụng dịch vụ Door-to-Door, nên liên kết với nhiều doanh nghiệp đi cùng hội chợ để thuê nguyên container sẽ rẻ hơn là đi hàng lẻ;
- Đăng ký vào catalogue của hội chợ (trước 4 tháng)
- Chuẩn bị brochure, catalogue, website cập nhật, pricelist và phiếu tiếp khách
- Thông tin trên webiste, catalogue phải thống nhất
- Pricelist gồm: giá cả, thông tin về thành phần, quy cách sản phẩm, đóng gói, số lượng/container, thời gian giao hàng (lead time), P&A…
- Phiếu tiếp khách (ghi chép mỗi khi tiếp khách, có thể gồm 2 bản để đưa cho khách: 1 bản nhằm xác nhận thông tin đã bàn thảo với khách hàng): thông tin khách hàng, yêu cầu của khách, và cam kết của doanh nghiệp, các công việc kế tiếp doanh nghiệp cần phải làm đối với khách này…
- Bổ nhiệm nhân sự cho hội chợ (trước 4 tháng): để chuẩn bị thông tin
- Đặt tour hoặc vé máy bay…(trước 4 tháng)
- Chuẩn bị phiên dịch hoặc nhân viên bản địa (trước 3 tháng)
- Yêu cầu với ban tổ chức cấp giấy phép, vé ra vào hội chợ (trước 3 tháng), thư mời của ban tổ chức;
- Đăng ký các phương tiện quảng bá tại hội chợ (trước 3 tháng ) nếu có;
- Kết thúc danh sách gửi thư và gửi thư mời khách lần 1 (trước 2 tháng) gửi thư, email với số lượng lớn
- Chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển (trước 1 tháng) đối với các hội chợ tại Châu Âu, Hoa Kỳ và trứơc 1 tháng 30 ngày đối với các quốc gia Châu Phi, và ngắn hơn đối với các hội chợ gần hơn;
- Gửi thư mời lần 2 (trước 1 tháng), gởi email và gọi điện thoại hỏi thăm đến 1 số lượng khách hàng tập trung;
- Xin visa (trứơc 1 tháng) nêu rõ mục đích và thể hiện đầy đủ khả năng trong việc tham dự hội chợ, nêu rõ ngày đi và ngày về (vé máy bay có giữ chỗ cho chuyến về);
- Gọi điện thọai xác nhận khách hàng (trước 2 tuần): gọi điện thoại xác nhận với khách hàng trước 2 tuần xem liệu họ có thể tới thăm gian hàng của mình hay không, thông báo cụ thể vị trí gian hàng của doanh nghiệp mình;
- Nhân viên nên có mặt tại nơi triển lãm trước 3-4 ngày: kiểm tra gian hàng, điều chỉnh gian hàng nếu cần thiết;
- Trưng bày hàng hóa (trước 1 ngày), nguyên tắc trưng bày là
- Chỉ trưng bày tập trung vào 1 hoặc 2 hàng hóa cụ thể, thể hiện điểm mạnh khác biệt của doanh nghiệp.
- Nếu không thể hiện được bằng sản phẩm, màu sắc … có thể viết ra một thông điệp rõ ràng hoặc phóng to sản phẩm bằng hình ảnh hoặc mô hình.
- Xem xét áp dụng các kỹ thuật trưng bày gồm: dùng mầu tương phản giữa sản phẩm và nền, không để các sản phẩm trên cùng một mặt phẳng, sắp xếp các nhóm mầu lại với nhau,…
Bước 3: Trong thời gian triển lãm
- Tiếp khách: sử dụng phiếu tiếp khách, price list… và chỉ hứa những gì mình sẽ làm và làm những gì mình hứa.
- Quan sát đối thủ cạnh tranh: quan sát đối thủ cạnh tranh, đánh giá nguyên nhân thành công và thất bại
- Tìm và thu thập thông tin của đối thủ cạnh tranh và khuynh hướng chung của thị trường, so sánh sản phẩm cạnh tranh với sản phẩm của mình.
- Đánh giá: vào cuối ngày đánh giá kết quả từng ngày về số lượng khách tham quan, số lượng khách hàng tiềm năng và các nhận xét hoặc yêu cầu của khách hàng, điểm lại những hứa hẹn của doanh nghiệp đối với khách hàng, nếu trả lời được thì trả lời ngay.
Bước 4: Kết thúc tham dự
- Dọn dẹp hàng hóa và gian hàng: nên bán vào cuối kỳ hàng hóa và gian hàng (nếu là gian tự dụng) trừ trường hợp hàng hóa nhẹ nhỏ và quý giá – tuy nhiên cần quan tâm tới yếu tố bị ăn cắp mẫu.
- Thực hiện việc viếng thăm khách hàng (theo kế hoạch hoặc đã hứa tại hội chợ).
- Đánh giá kết quả
- Viết thư cám ơn (cho tất cả khách hàng) trong đó có ghi rõ “sẽ thông báo cho khách hàng những thông tin mới về sản phẩm, về giá…” để giữ liên lạc đối với các khách hàng chưa tạo lập được quan hệ làm ăn ngay trước mắt.
- Thực hiện các cam kết khi tiếp khách (cho một số khách hàng đã cam kết)
- Theo dõi các cam kết khi tiếp khách
- Thông báo cho khách hàng những thông tin cập nhập về doanh nghiệp và sản phẩm của mình.
