Một số kỹ năng tham dự hội chợ may mặc quốc tế

Một số kỹ năng tham dự hội chợ may mặc quốc tế

• Làm cho khách hàng thấy được những điểm mạnh mà chỉ riêng công ty bạn có so với các công ty còn lại để có thể gây một sự chú ý nhất định trong bộ nhớ của  khách hàng quốc tế.
• Phải biết được ai là khách hàng tiềm năng của mình.
• Phải thực tế, cụ thể và rõ ràng khi đàm phán  với khách hàng.
• Thực hiện cho được những điều đã hứa với khách hàng.

1. Quyết định tham dự hội chợ - Chọn hội chợ thích hợp cho mặt hàng của mình

Hiện nay có rất nhiều hội chợ trên thế giới được tổ chức hàng năm cho ngành may mặc, doanh nghiệp phải lựa chọn một hội chợ tốt nhất cho mình để tham dự nhằm đạt được kết quả cao nhất.

• Tìm trên trang web: doanh nghiệp sẽ tìm thông tin về hội chợ trên trang web các hội chợ hàng năm trên thế giới. Tùy vào thị trường đích, mặt hàng và quy mô công ty mà chọn hội chợ thích hợp. Ví dụ nếu doanh nghiệp làm hàng thời trang xuân hè quy mô lớn đang nhắm vào thị trường Châu Âu thì nên tìm thông tin của hội chợ CPD xuân hè (Đức), làm hàng thời trang thu đông (CPD thu đông), thể thao (ISPO – Munich, Đức), hàng thời trang số lượng nhỏ (Bỉ), v.v..
• Sau khi xác định được hội chợ, doanh nghiệp nên tìm tất cả những thông tin liên quan (quy mô, tên của các nhà cung cấp và các nhà mua hàng tham dự các năm trước, v.v) trên trang web của hội chợ đó để có thể có một cái nhìn khái quát về hội chợ này trước khi quyết định tham gia.

2. Chuẩn bị trước khi tham dự hội chợ

2.1. Sản phẩm và trưng bày tại hội chợ

• Yếu tố trước nhất cho việc tham dự hội chợ quốc tế là sản phẩm. Sản phẩm phải đúng chủ đề, đúng mùa (ví dụ tham dự hội chợ hàng thời trang xuân hè thì không thể trưng hàng áo khoác của mùa thu đông).
• Sản phẩm phải được trưng bày theo bộ sưu tập chứ không là một nhóm hàng đơn lẻ, không thống nhất. Nhà mua hàng quốc tế sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp của nhà xuất khẩu qua yếu tố này.
• Sản phẩm phải được chuẩn bị kỹ càng: có nhãn hiệu (một bên của sản phẩm và ở trong sản phẩm chứa đựng thông tin độ dày của chất liệu, size, hướng dẫn cách giặt, cấu thành vải, mã hàng).
• Móc dùng để treo sản phẩm: móc dùng để trưng bày sản phẩm phải đồng bộ, tốt nhất là dùng móc gỗ.

2.2. Các thành tố khác giúp việc tham dự hội chợ thành công

Phải luôn luôn nhớ rằng ấn tượng đầu tiên là ấn tượng vĩnh viễn. Muốn vậy, ngoài việc trưng bày ra một bộ sưu tập gây chú ý, doanh nghiệp phải cho thấy sự chuẩn bị kỹ càng của mình qua:

• Chọn nhân sự trực tiếp tham dự hội chợ: nhân sự có mặt tại hội chợ trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên ngoài những kỹ năng cá nhân phải là người hiểu biết tường tận về sản phẩm, các phương thức giao hàng, giá cả...liên quan đến sản phẩm đó. Ngoài ra, sẽ tốt hơn rất nhiều nếu nhân sự đó có khả năng quan sát biết được ai là khách hàng tiềm năng của mình. Điều quan trọng nhất, nhân sự đó phải có khả năng quyết định được việc ký hợp đồng hay các điều khoản, điều kiện nêu ra bởi khách hàng. 
• Nhân sự tại công ty: một khi quyết định tham dự hội chợ, công ty phải luôn ở tư thế sẵn sàng có người hỗ trợ cho mình tại nhà để khi có yêu cầu gửi mẫu hay bất kỳ yêu cầu gì từ khách hàng, nhân sự tại nhà sẽ tiến hành ngay công việc này và gửi ngay cho khách chứ không đợi người tham dự tại hội chợ quay trở về công ty rồi mới tiến hành.
• Một bảng giới thiệu thông tin về doanh nghiệp cô đọng, súc tích sẽ không làm nản lòng các nhà mua hàng ít thời gian, giúp họ nắm được những nét căn bản về nhà cung cấp một cách nhanh chóng.
• Một bảng giá rõ ràng cụ thể (được tính bằng đô la Mỹ hay đồng Euro) cho từng mã hàng. Doanh nghiệp sẽ thấy mình có thể trả lời câu hỏi của khách hàng nhanh chóng, tạo ấn tượng về tính chuyên nghiệp của mình.
• Một bảng màu sắc chi tiết (color cards/reference) sẽ giúp doanh nghiệp chỉ ra mau chóng cho khách hàng về màu sắc của bộ sưu tập của mình, định hướng cho khách hàng nếu khách hàng muốn đặt hàng mẫu.
• Một bảng size cụ thể (size specification)  - theo size châu Âu hoặc Hoa Kỳ - sẽ làm doanh nghiệp cung cấp thông tin rất nhanh cho khách hàng về sản phẩm của mình cũng như hiểu rõ yêu cầu của khách hàng.
• Brochure: doanh nghiệp nên thiết kế brochure rõ ràng, súc tích chứa đựng những thông tin muốn truyền đạt bằng một thứ tiếng Anh chuẩn. Brochure tưởng dễ mà thường lại là khâu yếu nhất của doanh nghiệp Việt Nam.
• Danh thiếp: nên chuẩn bị danh thiếp đầy đủ, được in rõ ràng bằng tiếng Anh.

• Hồ sơ khách hàng: trong hầu hết các trường hợp, doanh  nghiệp phải lưu lại thông tin về khách hàng để sau này có thể ghi nhớ nhanh chóng về khách hàng đó, mặt khác để biết được mình đã hứa hẹn gì với khách hàng để có thể follow up trong và sau hội chợ. Do vậy, nếu có thể chuẩn bị được 1 form gọi là form “Thông tin hồ sơ khách hàng” là tốt nhất (vui lòng xem file attached), nếu không, chúng ta phải chuẩn bị sẵn sàng tập vở, sổ tay, hay giấy A4, đồ bấm, để có thể ghi chú về khách hàng, bấm namecard của khách hàng vào hồ sơ ngay sau khi tiếp khách hàng đó.
• Những thông tin khác: Ngoài những thứ kể trên, doanh nghiệp có thể chuấn bị thêm CD giới thiệu công ty, CD catalogue các mẫu sản phẩm, v.v để cung cấp hay giới thiệu thêm cho khách khi cần thiết.

2.3. Hẹn gặp khách hàng tại hội chợ

Doanh nghiệp có thể sẽ liên hệ trước với các nhà mua hàng để hẹn gặp tại hội chợ. Hẹn gặp khách tại hội chợ là cách chủ động đem lại nhiều kết quả tốt nhất cho việc tham dự hội chợ

• Khách hàng có thể là khách hàng trong trang web của hội chợ (visitor list, đôi khi ngay cả exhibitor list -  những nhà bán sỉ và lẻ có thương hiệu cũng có gian hàng tại các hội chợ, đây cũng là nguồn khách hàng tiềm năng cho các doanh nghiệp). 
• Doanh nghiệp cũng có thể mời những khách hàng sẵn có của mình đến thăm gian hàng của mình, đặc biệt là khi doanh nghiệp tham dự các hội chợ lớn, nơi mà các nhà mua hàng bắt buộc phải đi trong năm.

3. Tại hội chợ

Các hội chợ may mặc quốc tế thường rất chuyên nghiệp và được tổ chức quy mô, nhiều hội chợ rất lớn đến cả 8-10 Hall. Ở các hội chợ này, các nhà mua hàng chuyên nghiệp cho các công ty lớn nhỏ đều có mặt. Họ sẽ đi dạo quanh các gian hàng với một tốc độ rất nhanh, xác định ngay được mặt hàng và nhà cung cấp mà mình muốn đến. Họ sẽ bước vào gian hàng của bạn để xem hàng và hỏi thông tin và sẽ bước ra ngay nếu như cảm thấy không hấp dẫn và bạn coi như đã mất một khách hàng tiềm năng.

3.1. Trưng bày sản phẩm

Sản phẩm được trưng bày là hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng. Do đó việc trưng bày càng tươm tất, nghệ thuật thì sự thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty càng cao.

3.2. Biểu hiện của nhân sự làm việc tại hội chợ

Tự tin và có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu biết rõ về sản phẩm và công ty, nhận biết được khách hàng tiềm năng, có khả năng ra quyết định là những yếu tố tạo lòng tin nơi khách hàng.

3.3. Những câu hỏi thường gặp khi tiếp xúc người mua hàng

• Bạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu hay chưa?
• Bạn có kinh nghiệm làm hàng cho nhãn hiệu nào?
• Các điều kiện làm và giao hàng (delivery conditions) ? LC, CIF, FOB, CMPT?
• Thời điểm từ ngày nhận đặt hàng đến lúc giao hàng (lead time) ?
• Công ty bạn tìm nguồn nguyên phụ liệu như thế nào?
• Mức độ dịch vụ của công ty bạn đáp ứng như thế nào (cách hiểu một bản thiết kế và triển khai nó, v..v)?
• Quy mô của công ty bạn như thế nào?
• Tính linh động trong việc nhận đơn hàng của bạn ra sao?
• Giá của sản phẩm này là bao nhiêu? Nếu tôi đặt số lượng trên 1000 sản phẩm/mẫu thì có giảm giá? v.v

3.4. Cam kết tại hội chợ

Khi khách hàng cảm thấy thỏa mãn với những câu trả lời của bạn và với sản phẩm, họ có thể sẽ đặt làm hàng mẫu và hẹn ngày đến thăm công ty của bạn. Phải lưu ý rằng, bất kỳ lời hứa nào của bạn tại hội chợ cũng phải được thực hiện để tạo ra uy tín đối với khách hàng. Hơn thế nữa, phải liên tục cập nhật cho khách hàng về tiến độ của việc làm hàng mẫu và giao hàng đúng hẹn và đúng quy cách. Nên nhớ rằng, đây là thử thách đầu tiên của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn trước khi chính thức đến thăm và đặt vấn đề đặt hàng chính thức sau này.

Đào Tường Minh