Một số kinh nghiệm tham dự hội chợ quốc tế

Trong số các phương thức tiếp cận thị trường, tham dự Hội chợ quốc tế được đánh giá là một trong những công cụ hiệu quả nhất nếu doanh nghiệp  chuẩn bị kỹ càng và có đầu tư xứng đáng.

Doanh nghiệp sẽ có rất nhiều thuận lợi như: dễ dàng tiếp cận với những thông tin mới, xu hướng mới, định hướng thị trường, nhanh chóng nhận được phản hồi của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ. Ngoài ra, đây là những cơ hội cho các doanh nghiệp củng cố mối quan hệ với đối tác truyền thống, tiếp xúc trực tiếp với những khách hàng tiềm năng- những người đưa ra quyết định kinh doanh. Với đặc điểm chính là gặp gỡ, giao tiếp với những đối tượng là khách tham quan chuyên nghiệp thực sự, hội chợ chính là nơi bạn có thể chuyển tải thông tin về công ty trực tiếp nhất, ấn tượng nhất đến đúng đối tượng quan tâm. Để có thể lên một kế hoạch tham dự hội chợ tốt, DN nên tham khảo các lưu ý sau đây :

1. Lựa chọn một hội chợ phù hợp là khởi đầu cho sự thành công

Lựa chọn 1 hội chợ quốc tế phù hợp để tham gia là 1 trong những nhiệm vụ khó khăn nhất cho 1 công ty, nhất là với những công ty tham gia lần đầu tiên. Có rất nhiều thông tin về hội chợ và công ty có thể quá tải với những thông tin mời tham dự. Vì vậy, việc quyết định tham dự 1 hội chợ nào đó với tư cách là nhà triển lãm phải là 1 quá trình nghiên cứu nghiêm túc từ phía công ty chứ không phải theo cảm tính hay đơn thuần vì công ty được tài trợ chi phí để tham dự. Lý do là vì cho dù bạn được tài trợ gian hàng thì bạn vẫn phải bỏ ra rất nhiều chi phí khác để tham gia triển lãm.   Để có sự lựa chọn đúng đắn, công ty cần xem xét một trong những bước sau:

• Phân tích năng lực công ty dựa trên phân tích SWOT để thấy được tiềm năng của công ty nằm ở thị trường nào, sản phẩm nào của công ty phù hợp với phân khúc nào của thị trường từ đó định hướng thị trường xuất khẩu
• Phân tích, nghiên cứu thị trường định hướng: đặc tính thị trường, yêu cầu chất lượng, kênh phân phối…để tìm ra 1 hội chợ phù hợp với khả năng cung cấp của công ty.
• Tìm kiếm thông tin hội chợ phù hợp trên các kênh có uy tín: công cụ tìm kiếm (Google), những trang web về hội chợ( vd: www.auma.de), cơ quan xúc tiến thương mại, thông tin về ngành hàng chuyên biệt.
• Những hội chợ quốc tế lớn nhất chưa chắc là những hội chợ tốt nhất cho các công ty vừa và nhỏ bởi sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty, tập đoàn hiện diện.
• Sẽ có nhiều thuận lợi nếu công ty tham quan hội chợ tiềm năng để tìm hiểu, học hỏi trước khi quyết định đem sản phẩm của công ty đi “trình làng”

2.  Sự chuẩn bị sớm & hoàn hảo góp phần cho sự thành công

Việc tham gia trưng bày tại hội chợ không những thể hiện bộ mặt của công ty mà còn là đại diện cả ngành hàng, quốc gia. Do đó, cần phải lên 1 kế hoạch hành động cụ thể cần làm gì và thời gian hoàn tất để đảm bảo rằng mọi việc theo đúng tiến độ và có sự chuẩn bị.

• Cần lên danh mục các công việc cần kiểm tra kiểm tra (checklist) và lịch trình (schedule) cụ thể nhằm tránh bỏ sót nhiều chi tiết,
• Cần chuẩn bị các công việc càng sớm càng tốt vì sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí vì càng về cuối chi phí càng tăng. Ít nhất phải có thời gian 4 tháng để chuẩn bị cho 1 hội chợ có qui mô nhỏ.
• Nên xem xét kỹ sơ đồ gian hàng, vị trí các khu vực cần liên hệ về hành chính, hậu cần để không mất thời gian tìm kiếm vì khuôn viên của hội chợ thường rất lớn. Ngoài ra, cần phải biết có những khái niệm nhất định về nơi mình đến, sưu tầm bản đồ khu vực nơi sẽ ở ngay cả khi chúng ta đã có người hướng dẫn đoàn.
• Đưa ra các phương án dự phòng cho những rắc rối có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đi lại như: hàng đến trễ, thất lạc catalogue, brochure…thậm chí lạc đường,v.v….

3   Các bước quan trọng cần chú ý trong quá trình chuẩn bị.

• Đăng ký mặt bằng gian hàng: vị trí gian hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút khách đến với gian hàng. Việc đăng ký mặt bằng sớm với Ban tổ chức là ưu tiên số 1 trong quá trình chuẩn bị, thông thường là trước 1 năm để đảm bảo có được vị trí tốt

Đối với những hội chợ lớn uy tín trên thế giới, việc đăng ký mặt bằng không phải do đơn vị triển lãm chọn lựa mà là do Ban Tổ Chức hội chợ chỉ định, căn cứ vào lịch sử tham gia các lần hội chợ của công ty. Bên cạnh đó, việc đăng ký chỉ có giá trị khi kèm theo tiền đặt chỗ (deposit), thông thường khoảng 30%.

• Thiết kế gian hàng:  Gian hàng phải toát lên được hình ảnh của công ty (và cả quốc gia). Do đó, cần đầu tư, nghiên cứu trong việc đưa ra thông tin và bố cục. Đôi khi sự đầu tư quá tốn kém không phải luôn luôn mang lại hiệu quả. Để thu hút được sự chú ý của khách tham quan, một gian hàng cần:

• Thiết kế hài hoà với hình ảnh nổi bật
• Chuyển tải tốt thông tin đồng thời nêu bật được đặc tính riêng biệt của ngành hàng với văn hoá đặc trưng của quốc gia kết hợp với thị hiếu thẩm mỹ của thị trường tiêu thụ 
• Tránh rườm rà, nhiều màu sắc với quá nhiều hình ảnh
• Nên chọn đơn vị thiết kế địa phương có kinh nghiệm với thị trường vì họ có thể đưa ra lời khuyên rất bổ ích, và quan trọng hơn, họ hiểu rõ tính thẩm mỹ của khách hàng địa phương.
• Nên dành ít nhất 4 -6 tháng (tùy thuộc vào qui mô gian hàng) để xây dựng ý tưởng thiết kế, tìm đối tác và đi đến thống nhất về thiết kế.
  • Chọn lựa sản phẩm trưng bày: Phải nghiên cứu đặc tính từng thị trường, tính chất của từng hội chợ để chọn sản phẩm phù hợp về mẫu mã bao bì, kích cỡ,v.v…. Cần lưu ý một số yếu tố sau khi chọn sản phẩm trưng bày:
• Sản phẩm nào là sản phẩm cạnh tranh của công ty ?
• Những sản phẩm của công ty có phù hợp với khuynh hướng tiêu thụ và chất lượng của thị trường không?
• Thiết kế, đóng gói bao bì có phù hợp thị trường không?
• Diện tích trưng bày sản phẩm  hợp lý chưa?
• Cân nhắc xem cần những phương tiện hỗ trợ nào để làm nổi bật sản phẩm trưng bày như kệ đặc biệt, thiết bị nấu thử sản phẩm,v.v…
  • Đăng ký khách sạn: Trong thời gian diễn ra hội chợ, số lượng khách tập trung rất lớn nên đăng ký trước khách sạn sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí đáng kể. Có thể liên lạc với Ban tổ chức để đăng ký những dịch vụ này vì mỗi hội chợ, Ban tổ chức đều kết hợp với các công ty du lịch để tạo điều kiện cho khách dễ dàng đặt khách sạn, phương tiện đi lại…
  • Xin visa: Đây là bước rất quan trọng cần phải được thực hiện càng sớm càng tốt.  Theo qui định của EU, hồ sơ xin visa phải được nộp trước thời gian khởi hành 1 tháng với khá nhiều giấy tờ liên quan, do đó, doanh nghiệp nên dành 2 tháng trước khi đoàn lên đường cho việc xin visa.

4.  Nên chọn hình thức tham gia theo nhóm gian hàng quốc gia

Do kinh phí giới hạn nên trong thực tế, các gian hàng của các công ty Việt Nam tại hội chợ quốc tế đã không mang lại ấn tượng đặc biệt nào cho khách tham quan, nhất là khi các công ty đi đơn lẻ. Một giải pháp cho việc vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn có thể tạo ấn tượng tốt cho khách hàng đó là tham gia trong 1 nhóm các gian hàng Việt Nam trong khu vực gian hàng quốc gia. Ưu điểm của hình thức này là:

• Tiết kiệm được chi phí cho các công ty do việc thiết kế gian hàng với qui mô lớn, đồng bộ sẽ giảm bớt chi phí.
• Mặt bằng đăng ký lớn sẽ giúp có được vị trí tốt hơn so với việc đăng ký riêng lẻ.
• Lôi kéo được sự chú ý của khách hàng hay các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, báo chí…Thông thường, trước mỗi hội chợ, Ban tổ chức cũng như từng công ty đều lên danh sách khách hàng ( truyền thống & tiềm năng ) để gửi thư mời thông báo sự có mặt của công ty tại đó. Các Tổ chức XTTM có thể đại diện cho các DN tham gia đăng quảng cáo hay giới thiệu về các công ty trên website, directory hội chợ hay các tạp chí chuyên ngành để quảng bá cho các công ty mà 1 công ty đơn lẻ khó có thể làm được do chi phí quảng cáo rất cao.

Tuy nhiên, hình thức này cũng có hạn chế của nó: việc thiết kế đồng bộ không làm toát lên được đặc tính riêng của từng công ty, hay ý tưởng sáng tạo của mỗi công ty căn cứ trên sản phẩm.

Với qui mô của DN Việt Nam hiện nay, việc tham gia hội chợ quốc tế theo nhóm trong gian hàng quốc gia sẽ đem lại hiệu quả nhất định với điều kiện đơn vị chủ quản phải chuyên nghiệp trong công tác tổ chức.

5.  Nhân sự giao dịch tại hội chợ: những việc nên chú ý

Dù chúng ta có 1 kế hoạch chuẩn bị tuyệt vời nhưng nếu không coi trọng yếu tố con người tham gia giao dịch tại gian hàng thì kết quả tham gia hội chợ chỉ bằng không. Yếu tố quyết định sự thành công tại hội chợ là khả năng giao dịch trực tiếp với khách hàng. Do đó, nhân sự tham gia tại hội chợ phải là :

• Đại diện xuất sắc cho công ty
• Người nắm rõ qui trình sản xuất, sản phẩm… của công ty,
• Khả năng ngoại ngữ tốt, tự tin
• Là người có khả năng quyết định việc kinh doanh: Đối với các công ty Việt Nam, người tham gia công việc tại hội chợ thường không tự quyết được mà phải hỏi ý kiến của cấp cao hơn, do đó, thường làm mất lợi thế cạnh tranh khi có hàng trăm đối thủ đang tập trung tại hội chợ.

Ngoài ra, có những việc chúng ta xem là chuyện nhỏ nhưng thực sự lại rất quan trọng đối với khách hàng, nó thể hiện sự chuyên nghiệp trong kinh doanh và tôn trọng đối với khách hàng

• Ăn uống tại gian hàng: do thói quen ăn trưa của người Châu Á nên vào giờ trưa nhân viên tụ tập ăn uống tại gian hàng tạo nên 1 sự phản cảm đối với khách hàng Âu- Mỹ
• Thái độ thiếu hợp tác, thiếu thân thiện với khách hàng: tỏ ra thiếu nhiệt tình khi khách hàng có những câu hỏi về sản phẩm, công ty, …đôi khi điều này xuất phát từ việc hạn chế khả năng ngoại ngữ
• Không đúng giờ khi hẹn làm việc với khách tại gian hàng

6.  Phản hồi sau hội chợ: Im lặng là tự giết mình

Tất cả sự chuẩn bị chu đáo phía trên thường chỉ dành cho 3-4 ngày tại hội chợ. Tuy nhiên, như vậy chưa phải đã kết thúc mà chỉ là bắt đầu cho công việc kinh doanh tiếp theo. Việc chúng ta phải làm ngay khi kết thúc hội chợ là :

• Trả lời càng sớm càng tốt những gì khách hàng yêu cầu trong hội chợ, thậm chí khi chúng ta vẫn còn đang ở nước ngoài.
• Phải giữ lời hứa với khách hàng những gì chúng ta hứa sẽ làm khi trở về nhà. Việc hồi âm nhanh chóng sẽ đem lại nhiều lợi thế cho bạn:

• Bạn đi trước đối thủ cạnh tranh
• Tạo ấn tượng tốt cho khách hàng: chứng tỏ bạn là người chuyên nghiệp
• Chứng tỏ bạn là đối tác đáng tin cậy

• Việc liên lạc với khách hàng có thể kéo dài 1 năm hay hơn nữa. Nó đòi hỏi bạn phải kiên nhẫn, giữ liên lạc thường xuyên với khách và phát triển quan hệ đó thành đối tác làm ăn.
• Đừng quá kỳ vọng vào việc có được hợp đồng ngay trong hội chợ hay ngay sau đó. Bản thân khách hàng cũng phải có sự lựa chọn, sàng lọc để tìm 1 đối tác tin cậy cho mối quan hệ lâu dài.                                                                                                              

Tô Thị Tường Lan

VASEP Co.

(Theo itpc)