Bài học cho nhà quản lý: Tuyệt chiêu 'Làm tốt lắm!'

Cách dùng người hiệu quả không phải ở chỗ làm mọi cách để hạn chế nhược điểm, điều quan trọng hơn chính là phải biết cách phát huy những ưu điểm của họ - Peter Ferdinand Druckeri.

Hẳn bạn đọc còn nhớ chàng trai trẻ tuổi trong hành trình tìm kiếm nơi làm việc lý tưởng, đã vô tình được giới thiệu đến công ty của "Vị Giám đốc một phút" để tìm hiểu. Sau khi tiếp xúc với vị giám đốc đặc biệt này, anh được giới thiệu xuống gặp một số quản lý trong công ty để tìm hiểu thêm.

Ngay trong ngày đầu tiên anh đã có cuộc hẹn gặp với 3 người quản lý - anh Trenell và anh Levy - và anh đã thu được rất nhiều kinh nghiệm, rất nhiều "tuyệt chiêu" quản lý của Vị Giám đốc một phút qua những người này. Danh sách hẹn gặp của anh còn có cô Brown, nhưng do lượng thông tin tiếp nhận ngày đầu quá lớn, anh quyết định xin hẹn lại cô Brown sang ngày hôm sau để có thêm thời gian thực nghiệm những gì vừa học hỏi.

Sau một ngày với nhiều kiến thức tiếp nhận từ anh Trenell và anh Levy, cùng những cảm giác thú vị khi kiểm chứng tại Tổng công ty, chàng trai trẻ có thêm 1 đêm để ngẫm nghĩ lại những gì mình đã biết ngày hôm đó. Đó là những kinh nghiệm, những bài học quý báu mà vị Giám đốc một phút đã chỉ dẫn cho anh.  

Bài học thứ 3: Một phút khiển trách

Ngày hôm sau anh lại đến công ty thực hiện cuộc hẹn gặp với cô Brown lúc 9h sáng. Khác hẳn với anh Levy và Trenell, đây là một phụ nữ đã ngoài năm mươi. Cô Brown vẫn mào đầu với câu hỏi như 2 người trước "Cháu đã gặp Giám đốc của cô rồi. Đúng là một người rất cá tính phải không?".

Chàng trai nhiệt tình đáp lại "Dạ đúng, chắc cô có nhiều dịp tiếp xúc với ông ấy?"

Vẫn câu trả lời anh đã quen thuộc "Không đâu, chỉ trừ những lúc cô làm sai điều gì thôi".

Khá ngạc nhiên, chàng trai hỏi lại "Theo như cháu biết thì ông chỉ để tâm đến những việc nhân viên làm đúng để kịp thời khen ngợi thôi mà?".

Tuy nhiên, câu trả lời của cô Brown là, đối với cô, lại có một câu chuyện khác. Rằng cô làm ở đây đã nhiều năm rồi, sếp cũng chẳng cần mất nhiều thời gian cho cô trừ những lúc lập "mục tiêu một phút". Cô cũng đã có thể tự lập mục tiêu cho mình và gửi sang cho sếp duyệt. Cô cũng thấy mình thật giỏi giang trong công việc. Sếp cũng từng bảo với cô "Những người không biết tự khen mình thì sẽ bị người khác coi thường".

Cô Brown cũng cho biết thêm "Mỗi lầm vừa lập được công trạng, cô liền yêu cầu sếp khen ngợi cô" – và "nếu sếp không khen thì coi như cô cũng chẳng mất gì".

Cô Brown tiết lộ bí quyết chính là "Một phút khiển trách" của vị Giám đốc một phút. Chẳng hạn, khi đã làm việc ở đây lâu rồi, biết hết cách xử lý công việc mà vẫn phạm sai lầm thì Giám đốc một phút sẽ có phản ứng ngay lập tức.

Cách làm của vị Giám đốc một phút là nhắc lại lỗi mà nhân viên vừa gây ra, sau đó bày tỏ cho nhân viên thấy ông tức giận, bực mình ra sao. Tuy nhiên, tất cả những phàn nàn đó chỉ khoảng 30 giây thôi. Sau đó là khoảng im lặng để nhân viên thấm thía những lời ông vừa nói. Ông cũng không quên cho nhân viên biết, việc ông tức giận khi cô làm sai việc đó là do ông đã coi trọng cô, vì cô làm việc tắc trách chứ không phải vì cô không thể làm được, vì điều đó nằm trong khả năng giải quyết của cô. Và ông mong cô không tái phạm.

Vị Giám đốc một phút khiến nhân viên khi bị khiển trách vẫn "tâm phục" bởi thứ nhất, ông khiển trách nhân viên ngay khi họ làm sai – điều đó cũng có nghĩa sếp đã theo từng bước tiến độ công việc của mọi người. 

Thứ hai, ông cũng chỉ rõ cho nhân viên biết họ đã phạm phải lỗi gì, chứng tỏ sếp rất hiểu công việc của từng người.

Thứ ba, ông phê phán hành vi của nhân viên chứ không phải chính bản thân nhân viên, để họ biết sai và kịp thời sửa sai, không tái phạm. Và quan trọng, việc khiển trách cũng chỉ kéo dài trong một phút, để nhân viên nhận ra cái sai, kịp thấm thía lời khiển trách, và việc đó sẽ không bị nhắc đi nhắc lại nhưng cũng sẽ đủ để nhân viên ghi nhớ mãi mãi.

Tuy nhiên, điều tiết lộ tiếp theo của cô Brown mới cho thấy điểm mấu chốt của "một phút khiển trách" là gì. Ấy là, có những lúc sau khi bị khiển trách, cô lấy lại bình tĩnh và gọi điện cho sếp để nói rằng cô đã biết mình sai, và cũng hỏi sếp rằng có thể "làm tiếp phần còn lại" của "một phút khiển trách" hay không vì cô đang cảm thấy không vui sau khi bị la mắng.

Khi đó sếp cô sẽ cười mà nói rằng ông quên nói cho cô biết rằng cô cũng là người không tệ chút nào. Một khi nhà lãnh đạo làm cho nhân viên cảm nhận được vai trò và giá trị đóng góp của bản thân trong công việc thì họ sẽ cống hiến hết mình vì công ty.

Sau cuộc gặp vui vẻ với cô Brown, chàng trai trẻ rút ra bài học rằng để "Một phút khiển trách" có tác dụng trước hết:

-Cần nói trước với nhân viên rằng bạn sẽ khiển trách họ khi họ phạm lỗi

-Khi nhân viên phạm lỗi, hãy thực hiện phần một của "Một phút khiển trách": Khiển trách nhân viên ngay khi họ phạm sai lầm, cho họ biết họ đã làm sai điều gì, cho họ biết cảm giác của bạn. Ngừng vài giây để nhân viên cảm nhận được những gì bạn vừa nói.

Phần 2 của "Một phút khiển trách" là điều rất quan trọng: Hãy bắt tay, hay vỗ vai nhân viên để họ biết rằng bạn vẫn sẽ luôn ủng hộ nhân viên của mình, nhắc cho họ biết bạn vẫn đánh giá cao khả năng của họ, nhưng riêng trường hợp vừa rồi họ đã tắc trách dẫn đến sai phạm, bởi điều đó nằm trong khả năng giải quyết vấn đề của bạn. 

Chỉ một lời khen từ sếp "Làm tốt lắm!" cũng có thể mang lại sự động viên tinh thần to lớn cho nhân viên.

Cách dùng người hiệu quả không phải ở chỗ làm mọi cách để hạn chế nhược điểm, điều quan trọng hơn chính là phải biết cách phát huy những ưu điểm của họ - Peter Ferdinand Druckeri.

Nhiệm vụ của cấp trên là chỉ ra cho bạn những điều cần sửa đổi và giúp bạn phát triển bản thân. Nhưng tất nhiên những lời khen ngợi và nhận xét tích cực cũng hết sức quan trọng. Điều đó khiến bạn thấy rằng nỗ lực của mình được ghi nhận và công việc của mình có giá trị.

-Hãy nhớ rằng, một phút khiển trách xong thì sẽ không nhắc lại lỗi cũ.

Sau 3 cuộc gặp với 3 vị quản lý, chàng trai quay lại gặp vị giám đốc, nói với ông ấy rằng chàng đã hiểu tại sao ông lại tự gọi mình là Giám đốc một phút: Bởi ông lập "Mục tiêu một phút" cho nhân viên để mọi người hiểu trách nhiệm và công việc của mình. Kế tiếp ông sẽ dành cho nhân viên "Một phút khen ngợi" đúng lúc, và dù nhân viên đó có năng lực, nhưng nếu chưa làm tốt nhiệm vụ của mình thì ông cũng sẽ dành "Một phút khiển trách" để nhắc nhở họ.

"Mục tiêu một phút"

Tại sao "mục tiêu một phút" lại có tác dụng? Lấy ví dụ trong trò chơi bowling, khi bạn dùng quả bóng lăn trúng những cái chai, bạn thật sự rất vui sướng. Trong công việc cũng vậy, xác lập mục tiêu cho mình để hoàn thành nhiệm vụ là điều cần thiết, không để tình trạng chúng ta không biết chúng ta phải làm những gì. Các sếp cũng vậy, nếu cứ nghĩ rằng nhân viên của mình đã tự biết nhiệm vụ của mình, sẽ dễ xảy ra tình trạng "ông nói gà bà nói vịt" để rồi cả 2 cùng không hiểu đích cần đến là đâu.

Việc giúp nhân viên hiểu rõ tại sao họ lại phải đảm nhận nhiệm vụ đó, được phân công việc đó, được thăng tiến vị trí đó và tầm nhìn của công ty cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn sẽ khiến họ có thêm động lực để làm việc. Một khi làm được điều này nghĩa là bạn đã giúp nhân viên nhận ra rằng họ là một phần của tổ chức và bất cứ ai trong tổ chức cũng đều là nhân tố quan trọng.

"Một phút khen ngợi"

Cũng vậy, tại sao "một phút khen ngợi" là rất cần thiết? Bởi ai cũng mong muốn kết quả công việc được phản hồi. Tại sao có những thành tích cứ phải tích tụ đến cuối năm mới nhắc lại và khen thưởng? tại sao lại chờ khi một công việc hoàn thành hẳn mới khen thưởng? hãy lập tức động viên tinh thần nhân viên ngay khi họ làm tốt phần nào đó của công việc, cũng như khi ném những quả bóng bowling, các vận động viên luôn muốn biết được mình ném ngã bao nhiêu chai để còn lấy động lực chiến đấu tiếp.

Một ông chủ tuyệt vời là người sẵn sàng hỗ trợ nhân viên khi cần thiết.

Một phút khiển trách

Còn "Một phút khiển trách" cũng quan trọng không kém. Những vị sếp giỏi không chờ nhân viên phạm lỗi, kết thúc công việc không như ý rồi "phê bình tổng thể". Mà ngay khi nhân viên mắc lỗi, hãy xuất hiện, cho họ biết họ mắc lỗi ở đâu, khiển trách để họ nhận ra và sửa sai ngay lập tức.

Đây cũng là cách để giải tỏa tâm lý cho chính những người lãnh đạo. Thật không hay khi cứ giữ mãi trong lòng những giận dữ khi tích tụ những lỗi lầm của nhân viên để cuối năm mới "bung" ra. Trong khi đó những phản hồi "một phút khiển trách" ngay sẽ giúp cả sếp cả nhân viên giải tỏa tâm lý, khiến nhân viên nhận ra sai sót để kịp thời sửa chữa.  

Thái Mạnh
Theo Trí thức trẻ